Bessere Übersetzung mit wenig Aufwand – Formale Kriterien

Auf der formalen Seite sind die Vorteile eines gut abgestimmten Arbeitsprozesses nicht ganz so augenscheinlich. Es ist möglich, ein Dokument so „zurechtzuferkeln“, dass es als originalsprachliches PDF beeindruckend aussieht. Hinter den Kulissen sieht es aber oftmals aus wie Kraut und Rüben. Viele Programme, darunter die Klassiker FrameMaker, InDesign und Word, beherrschen Formatvorlagen. Mit diesen Formatvorlagen beschreiben Sie das Aussehen ihres Dokuments, ohne direkt im Dokument mit individuellen Formatierungen arbeiten zu müssen. Doch welchen Vorteil bringt der Einsatz von Formatvorlagen? Nehmen wir als Referenzprogramm Word, das auf den meisten PCs verfügbar ist. Wenn Sie für die Strukturierung Ihres Dokuments die von Word mitgelieferten Überschriften verwenden, ist Word in der Lage, Ihnen automatisiert ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Fehler werden so vermieden, das mühsame Erstellen des Inhaltsverzeichnisses per Hand bleibt einem erspart. Da zudem alle Überschriften gleich aussehen, kann der Nutzer sich viel leichter im Dokument zurechtfinden.

Als nächstes haben Sie in Ihrem Dokument womöglich Aufzählungen verwendet. Wenn Sie dazu sinnvolle Formatvorlagen anlegen, sehen alle Aufzählungen im Dokument gleich aus. Sowohl der Zeileneinzug, das verwendete Aufzählungszeichen als auch alle anderen formalen Punkte sind einheitlich gestaltet. Das Dokument wirkt auf den Anwender viel strukturierter. Sie möchten in einem Dokument etwas hervorheben? Zum Beispiel Ihren Firmennamen? Auch hier empfiehlt sich das Verwenden einer Formatvorlage. Sie schreiben Ihren Firmennamen in das Dokument, markieren diesen und weisen die Formatvorlage zu. Das sind zwei Klicks, egal wie komplex die Gestaltung Ihres Firmennamens ist. Möchten Sie Ihren Firmennamen manuell auch nur fett und farbig hervorheben, sind das alleine schon drei Klicks, und das jedes mal wenn der Firmename vorkommt. Noch ein Szenario: Sie erhalten die Vorgabe, eine neue Corporate Identitiy für bestehende Dokumente umzusetzen. Manuell ist das mit enormem Aufwand verbunden. Mit Formatvorlagen jedoch ändern Sie einzig die Formatvorlage, den Rest erledigt Word für Sie. Schnell, einfach und in jedem beliebigen Dokument.

Doch was für einen Vorteil bieten Formatvorlagen bei der Übersetzung? Beim Übersetzen ändern sich sehr häufig die Lauflängen von Texten. So ist Englisch etwa 10 – 20 % kürzer als Deutsch, Polnisch dagegen ist ca. 30 % länger. Verwenden Autoren Word nun als reinen Schreibmaschinenersatz, ohne das Potential von Formatvorlagen zu nutzen, so führt das zu kuriosen Effekten. Im englischsprachigen Dokument gehen Zeilen dann nicht mehr bis zum Rand, die Seitenlänge ist aber gleich. Im Polnischen geht plötzlich jede Zeile über zwei Zeilen im Dokument, wobei die zweite Zeile zu großen Teilen leer ist. Nach der Übersetzung muss das Dokument also nochmals bearbeitet werden, damit es auch gut aussieht. Hier helfen Formatvorlagen, beim Nachformatieren eine große Zeitersparnis zu erzielen. Und toll ist: die Nacharbeiten muss nicht unbedingt der Ersteller durchführen, der das Originaldokument kennt wie seine Westentasche. Auch ein Assistent, der gerade etwas Zeit erübrigen kann, ist dieser Herausforderung gewachsen. Die Qualität bleibt gewahrt.

Sie können mit dem Thema Formatvorlagen nichts anfangen? Sie möchten Ihr Know-how zu diesem Thema erweitern und einen klaren Vorteil in der Dokumentation erhalten, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir unterstützen Sie gerne. Wir zeigen Ihnen anhand Ihrer Dokumentationen Verbesserungspotential auf und schulen Sie in Word so, dass Sie die neuen Anforderungen sicher beherrschen.

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